Criar e aprovar um pedido de compra

O pedido de compra registra o que você pediu ao fornecedor, por quanto e quando deve chegar. Ele passa por aprovação antes de ir ao fornecedor e, quando a mercadoria chega, vira entrada no estoque e títulos no Contas a Pagar.

▶ VídeoComo criar um pedido de compra35 s

Antes de começar

Tempo

3 minutos

Quem pode fazer

Quem tem permissão do módulo Estoque

Você vai precisar de

• O fornecedor cadastrado e ativo. Veja Cadastrar fornecedores.
• Os produtos que você vai comprar cadastrados no estoque.

Montar o pedido

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A tela Compras mostra o que está aguardando aprovação, entrega e entrada.

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Passo 1: Abra um pedido novo

Em Compras, clique em Novo pedido de compra.

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Passo 2: Escolha o fornecedor

Ao lado aparecem o CNPJ, o prazo médio, a condição e o histórico de compras com ele. Ajuste a Entrega prevista, se quiser.

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Passo 3: Busque o produto

Digite o nome, o código interno, o código do fornecedor ou o EAN.

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Passo 4: Informe a quantidade e tecle Enter

O item vai para o painel Pedido, à direita.

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Passo 5: Confira e envie

Confira itens, custo, frete, desconto e total. Clique em Enviar para aprovação, ou em Salvar rascunho para terminar depois.

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Dica de quem usa todo dia

As abas Abaixo do mínimo e Mais comprados mostram primeiro o que costuma faltar. Se você já comprou desse fornecedor, o botão Repetir PC-… traz os itens do último pedido de uma vez.

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Você sabia?

Um pedido é sempre de um fornecedor só. Trocar de fornecedor no meio do pedido limpa os itens já incluídos, e o sistema pede confirmação antes.

Aprovar ou recusar

O pedido em Aguardando aprovação espera a decisão do titular da distribuidora ou de quem tem permissão de aprovação de compras.

• Abra o pedido e clique em Aprovar pedido.
• Ou clique em Recusar e escreva o motivo, que é obrigatório. O pedido recusado mostra o motivo e pode voltar com Reabrir como rascunho.

Enviar ao fornecedor

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Passo 1: Baixe o PDF

Com o pedido Aprovado, clique em Baixar PDF e mande ao fornecedor pelo seu canal de costume: e-mail ou WhatsApp.

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Passo 2: Marque como enviado

Clique em Enviar ao fornecedor e confirme em Marcar como enviado.

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Atenção: esta ação não tem volta

O sistema não envia nada ao fornecedor sozinho: marcar como enviado só registra que você mandou. Depois dessa marcação, o pedido não pode mais ser reaberto, e ela não tem Desfazer.

Acompanhar o pedido

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1. Etapas: criação, aprovação, envio, recebimento, conferência e concluído.
2. Próxima ação: sempre diz o que falta fazer naquele pedido.
3. Pagamento e parcelas: os títulos que vão para o Contas a Pagar, com a situação de cada um.

Erros comuns

• “Selecione um fornecedor antes de salvar o pedido.”: escolha o fornecedor no topo da tela.
• “Inclua ao menos um item no pedido”: digite a quantidade na linha do produto e tecle Enter.
• “Há item com quantidade zero”: corrija ou remova o item no painel Pedido.
• O fornecedor não aparece na lista: ele pode estar inativo. Reative na ficha do fornecedor.

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