Conferir e dar entrada na nota

A entrada da nota é o momento em que a mercadoria passa a existir no seu estoque. O sistema lê a nota, você confere o que chegou e, ao confirmar, o estoque e o Contas a Pagar são atualizados juntos.

Antes de começar

Tempo

5 a 10 minutos, conforme o número de itens

Quem pode fazer

Quem tem permissão do módulo Estoque. Reajustar preço: titular, administrador ou gerente

Você vai precisar de

• O XML da NF-e ou o PDF da DANFE.
• A mercadoria em mãos para contar.

Registrar a nota

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Em Compras, clique em Registrar entrada (ou, num pedido enviado, em Conferir e dar entrada). Na tela que abre:

• ① Clique em Selecionar arquivo e escolha o XML da NF-e ou o PDF da DANFE.
• ② O sistema preenche os dados da nota e procura, pelo CNPJ do emitente, um pedido de compra aberto desse fornecedor.
• ③ Confira fornecedor, itens e valor total no Resumo e clique no botão principal (Registrar e conferir ou Conferir pedido, conforme o caso).

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Chegou nota sem pedido?

Se não houver pedido aberto para aquela nota, aparece Criar pedido a partir do documento: o pedido nasce em Aguardando aprovação, com os itens da nota.

Conferir a mercadoria

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① As quatro abas da conferência · ② o depósito que recebe a mercadoria · ③ a quantidade conferida de cada item.

A conferência tem quatro abas. O estoque só muda quando você confirma: até lá, nada entra.

• Conferência. Escolha o depósito que recebe a mercadoria e informe a quantidade conferida de cada item. A coluna Situação aponta o que não bate: Falta, Sobra, Fora do pedido, Custo divergente. Só a contagem entra no estoque.
• Tributação. Informativa: CFOP, tipo do item, ICMS, IPI e ICMS-ST, como vieram no XML.
• Precificação. Veja a margem e o novo preço sugerido para os itens com custo novo. Use Manter preços atuais se não quiser reajustar. Só o titular, administradores e gerentes alteram preço.
• Financeiro. As parcelas vêm das duplicatas da nota (sem duplicatas, vira um título único em 30 dias da emissão). Ajuste com Adicionar parcela ou Dividir igualmente. As parcelas precisam somar o total da nota.

Por fim, clique em Confirmar entrada. A mensagem final diz quantas unidades entraram, em qual depósito, e quantos títulos foram criados no Contas a Pagar.

Entrada parcial

Se chegou só parte do pedido, confirme o que veio: o pedido fica em Entrada parcial e o saldo continua pendente. Quando o restante chegar, use Conferir próximo volume. Se o fornecedor não vai entregar o resto, Encerrar pedido incompleto conclui o pedido.

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Precisa parar no meio?

Salvar sem dar entrada grava a nota no pedido sem mexer no estoque, para você terminar a conferência depois.

Erros comuns

• “Escolha o depósito que recebe a mercadoria”: selecione o depósito na aba Conferência.
• “As parcelas precisam somar o total da NF”: ajuste as parcelas na aba Financeiro.
• “Esta NF já foi lançada” ou “Documento já importado anteriormente!”: a nota já entrou; procure o pedido na lista de Compras.
• Item da nota sem produto correspondente: ele não entra no estoque. Cadastre o código do fornecedor ou o EAN no produto e envie o XML de novo.